Uang Muka Perjalanan Dinas Karyawan: Dicatat sebagai Piutang atau Beban?

Karyawan sudah menerima uang muka untuk perjalanan dinas, tetapi laporan dan struknya belum masuk ketika buku ditutup. Artikel ini menjawab satu pertanyaan pembukuan: kapan uang muka perjalanan dinas dicatat sebagai piutang (uang muka) karyawan, dan kapan berubah menjadi beban perjalanan dinas. Rujukan akuntansinya adalah SAK EMKM, yang berlaku bagi entitas yang memakainya.

Mengapa uang muka dinas perlu dicatat rapi

Menurut UU 28/2007 Pasal 28 ayat (1), Wajib Pajak badan di Indonesia wajib menyelenggarakan pembukuan. Menurut ayat (7), pembukuan sekurang-kurangnya terdiri atas catatan mengenai harta, kewajiban, modal, penghasilan dan biaya, serta penjualan dan pembelian. Menurut ayat (11), buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia.

Saran kami: menjelang tutup buku akhir tahun, periksa saldo uang muka dinas yang belum ada laporannya, karena saldo itu menentukan angka aset dan beban pada laporan keuangan.

Rujukan SAK EMKM yang dipakai

Menurut SAK EMKM paragraf 2.2(a), aset adalah sumber daya yang dikuasai oleh entitas sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan yang dari mana manfaat ekonomik di masa depan diharapkan akan diperoleh oleh entitas.

Menurut paragraf 2.2(b), liabilitas adalah kewajiban kini entitas yang timbul dari peristiwa masa lalu, yang penyelesaiannya mengakibatkan arus keluar dari sumber daya entitas yang mengandung manfaat ekonomik.

Menurut paragraf 2.22, aset diakui dalam laporan posisi keuangan ketika manfaat ekonomiknya di masa depan dapat dipastikan akan mengalir ke dalam entitas dan aset tersebut memiliki biaya yang dapat diukur dengan andal.

Menurut paragraf 2.25, beban diakui dalam laporan laba rugi jika penurunan manfaat ekonomik di masa depan yang berkaitan dengan penurunan aset atau kenaikan liabilitas telah terjadi dan dapat diukur secara andal.

Menurut paragraf 8.2(c), aset keuangan mencakup hak kontraktual untuk menerima kas atau aset keuangan lain dari entitas lain.

Saat uang muka diberikan ke karyawan

Menurut kami, uang muka dinas yang belum dipertanggungjawabkan dapat diperlakukan sebagai aset berupa uang muka atau piutang karyawan. Alasan kami: entitas berhak menerima kembali sisa kas atau pertanggungjawaban pemakaiannya, sehingga ada manfaat ekonomik yang diharapkan diperoleh (paragraf 2.2(a)); hak atas sisa kas itu kami samakan dengan hak kontraktual untuk menerima kas di paragraf 8.2(c).

Pengelompokan ini adalah penerapan definisi aset ke uang muka dinas, sehingga perlu ditelaah akuntan untuk kasus Anda.

Contoh angka

Contoh hipotetis, bukan data klien, tanpa nama karyawan: uang muka perjalanan dinas Rp3 juta (Rp3.000.000) diberikan ke karyawan. Setelah perjalanan, karyawan menyerahkan bukti pengeluaran Rp2,5 juta (Rp2.500.000). Sisanya Rp500 ribu (Rp500.000), yaitu 3.000.000 dikurangi 2.500.000, dikembalikan karyawan.

Menurut kami, pada saat uang muka diberikan, Rp3 juta dicatat sebagai uang muka karyawan di sisi aset. Menurut kami, setelah laporan pertanggungjawaban dan bukti diterima, Rp2,5 juta direklasifikasi ke beban perjalanan dinas, dan sisa Rp500 ribu dicatat sebagai kas yang kembali dari karyawan.

Setelah laporan pertanggungjawaban dan bukti

Menurut kami, laporan pertanggungjawaban beserta bukti menjadi titik perpindahan. Menurut kami, bagian yang dipakai untuk perjalanan dinas memenuhi paragraf 2.25 karena penurunan manfaat ekonomik di masa depan yang berkaitan dengan penurunan aset telah terjadi dan dapat diukur secara andal. Menurut paragraf 14.18, beban disajikan dalam kelompok beban dalam laporan laba rugi. Sisa yang belum terpakai, menurut kami, dikembalikan karyawan atau ditagih oleh perusahaan, sehingga saldo uang muka karyawan menjadi nol.

Syarat: kapan uang muka dapat menjadi beban

Menurut paragraf 2.22, aset tidak diakui dalam laporan posisi keuangan jika manfaat ekonomiknya dipandang tidak mungkin mengalir ke dalam entitas walaupun pengeluaran telah terjadi; sebagai alternatif, transaksi tersebut menimbulkan pengakuan beban dalam laporan laba rugi. Menurut kami, bila karyawan tidak mungkin mempertanggungjawabkan atau mengembalikan uang muka, uang muka itu dapat tidak memenuhi kriteria aset dan menjadi beban atau tagihan bermasalah. Karena itu, menurut kami, uang muka dinas tidak otomatis berstatus piutang untuk seterusnya.

Bukti yang disimpan

Menurut UU 28/2007 Pasal 28 ayat (3), pembukuan harus diselenggarakan dengan memperhatikan iktikad baik dan mencerminkan keadaan atau kegiatan usaha yang sebenarnya. Menurut ayat (11), dokumen yang menjadi dasar pembukuan disimpan selama 10 tahun di Indonesia. Saran kami: simpan bukti pemberian uang muka, laporan pertanggungjawaban, struk atau nota, dan bukti pengembalian sisa bersama dokumen pembukuan.

Saran kami

Saran kami: catat uang muka dinas di akun aset terpisah dari piutang lain. Saran kami: tetapkan batas waktu pertanggungjawaban dan minta laporan beserta bukti. Saran kami: setelah laporan diterima, reklasifikasi bagian terpakai ke beban perjalanan dinas dan catat sisa sebagai kas kembali atau tagihan. Saran kami: pada akhir bulan, periksa daftar uang muka yang laporannya belum masuk.

FAQ

Apakah uang muka perjalanan dinas dicatat sebagai beban saat diberikan?

Menurut kami, tidak langsung: saat diberikan, entitas masih berhak menerima kembali sisa kas atau pertanggungjawaban, sehingga dapat dicatat sebagai uang muka atau piutang karyawan di sisi aset. Menurut kami, beban diakui setelah laporan dan bukti menunjukkan bagian yang terpakai (paragraf 2.25).

Bagaimana dengan sisa uang muka yang tidak terpakai?

Menurut kami, sisa dikembalikan karyawan atau ditagih. Pada contoh di atas, sisa Rp500 ribu dikembalikan, sehingga saldo uang muka karyawan menjadi nol.

Kapan uang muka dinas dapat menjadi beban meski tanpa bukti lengkap?

Menurut kami, bila tidak mungkin dipertanggungjawabkan atau dikembalikan, uang muka dapat tidak memenuhi kriteria aset menurut paragraf 2.22 dan menjadi beban. Kasus seperti ini sebaiknya ditelaah akuntan.

Hal yang tidak kami bahas:

Artikel ini tidak membahas: pajak atau PPh atas perjalanan dinas, kasbon pinjaman umum, dan pencatatan menurut SAK EP.

Butuh teman merapikan pencatatan uang muka dinas?

Kami membantu pembukuan, laporan keuangan, dan perpajakan. Lihat layanan akuntansi. Ceritakan kebutuhan Anda via chat: WA +62 851-1730-8880 · arunikaconsultant.com · @arunikaconsulting

Mendampingi klien dari berbagai kota di Indonesia. Pertemuan langsung dapat diatur bila diperlukan.

Informasi ini bersifat umum dan bukan nasihat akuntansi untuk kasus tertentu.